Dokumentstyring

Prosedyrer og styrende dokumenter bidrar til at virksomheten arbeider mer likt, effektivt og forutsigbar. De gjør det enklere å sikre kvalitet, ivareta viktig kompetanse og tydeliggjøre ansvar og arbeidsprosesser.

Når rutiner er dokumentert, blir det også lettere å lære opp nye ansatte, redusere sårbarhet og sikre at virksomheten følger interne krav og standarder.

I praksis handler gode prosedyrer om å gjøre det enklere for ansatte å vite hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres og hvem som har ansvar.

Det viktigste en må forstå er: At i et kvalitetssystem handler dokumenter først og fremst om «informasjon«. Informasjon om hvordan kritiske arbeidsoppgaver skal utføres. Informasjon som må ut til de som skal utføre jobben. Informasjon som må være oppdatert – alltid.

Derfor er ikke dette type dokumenter man bare har liggende «en plass» og drar fram til en revisor en gang i blant. Med det fokuset blir kvalitetssystemet bare heft. Men informasjon som skal være lett tilgjengelig til enhver tid for alle ansatte.

ISO standarden har også enkelt krav som en må ta høyde for. Foruten at informasjonen alltid skal være oppdatert og lett tilgjengelig for alle ansatte (et krav), så må en også sørge for unik ID og versjonshistorikk. Ivareta gamle versjoner er inkludert her.

Sharepoint og tradisjonelle dokumentkontroll systemer er utviklet for å lagre dokumenter, ikke deling av informasjon. Antenor BMS er utviklet med tanke på god kvalitetsstyring der prosedyrer er kritisk informasjon som skal sikre at «riktig første gang» prinsippet blir ivaretatt. Her er fokuset på informasjonsdeling og alt annet er automatisert.

Forholder man seg til hensikten så sikrer man jo at ansatte gjør jobben riktig første gang og at bedriften ikke er fullstendig på bar bakke om en nøkkelperson slutter. Det er det stor verdi i.

Det har ingen verdi om man lager et dokument kun med den hensikt å vise til en revisor en gang. Da blir det bare heft.

Nei. ISO 9001 standarden har ingen krav om spesifikke prosedyrer. Kun at du forholder deg til hensikten og at du har en velfungerende organisasjon. Prosedyrer er ikke skummelt og noe hokus pokus. Kun en oppskrift på hvordan vi har bestemt at ulike oppgaver skal løses

NB. Enkelte andre standarder, lover og forskrifter kan ha krav om dokumenterte prosedyrer.

ISO standarden vil kreve at du har kontroll på dokumentene, unik nummerering og versjonskontroll, inkluder historikk. Viktigst av alt er at den også har krav til at dokumenter (les informasjonen) skal være lett tilgjengelig for alle ansatte der de oppholder seg.

Antenor BMS er spesialutviklet for dokument og informasjonsstyring. Automatisert administrasjon og alt er lett tilgjengelig for alle ansatte.

Forholder man seg til hensikten så bør en jo oppdatere de når det skjer en praktisk endring i gjennomføring. Ellers vil en ikke ha noe tillit til innholdet.

Derfor er det kritisk at det er enkelt for den ansvarlige for oppgaven å oppdatere disse raskt og enkelt selv. At en ikke skal være avhengig av en kvalitetsavdeling for enkle oppdateringer. I Antenor BMS er denne prosessen fullt ut automatisert slik at en ikke trenger en «kvalitetssjef» for å oppdatere prosedyrer etc.

Dette er en vanlig problemstilling, og den mest vanlige feilen mange gjør er at en ikke ser på prosedyrer (og annen dokumentasjon) som informasjon som skal ut til ansatte men noen man skal vise til kunder og revisorer.

Ansatte har stolthet i det de gjør og er interessert i å gjøre en god jobb. Hvis informasjonen om hvordan jobben skal gjøres ligger lite tilgjengengelig, så blir de selvfølgelig ikke brukt.

Videre ser vi jo ofte at denne informasjonen, prosedyrer, ikke er oppdatert på lenge og da har ikke de ansatte lenger tillit til informasjonen, selv om de skulle finne den.

Bruker en Antenor BMS er det lett å oppdatere dokumenter, og da blir informasjonen lettere vedlikeholdt. Samtidig er informasjonen lett tilgjengelig via mobil, netbrett, og pc/mac

Først må man etablere en strategi for hva man vil med dette. Har en et mål om at denne type dokumenter er informasjon som skal sikre at vi fungerer godt som virksomhet så har du et godt fundament. Da har du fokus på det som er viktig for dere, ikke hva som enkelte kunder mener er viktig.

Sørg for å delegere eierskap til rette person. Kvalitetssjefen skal være fasilitator, ikke eier av informasjonen. 

En felle som flere går i er at en kjøper alt som kunder ber om og en lager dokumenter på løpende bånd i etterkant av hver eneste revisjons eller leverandørevaluerings skjema. Da blir det for et sant kaos. 

Så fokus på egen virksomhet. Hvilken verdi gir dette firmaet?

Grunnleggende er at prosedyrer er noe man har for å fortelle ansatte hvordan en jobb skal utføres. Da må man være konkret og tydelig. Ikke masse prosatekst. Tenk kokeboksoppskrift eller IKEA. Når jeg skal lage en ny matrett vil jeg vite konkret hva jeg trenger og hvordan jeg skal oppnå et godt resultat. Det samme gjør de ansatte i sin arbeidshverdag.

Så kortfattet tekst, gjerne punktnummererte avsnitt og bilder. Fokus på den ansatte og IKKE PÅ EN EKSTERN REVISOR. Viktigst av alt. Den må utarbeides av den som kan jobben og har det daglige ansvaret for den. Eierskapet skal og må være her.