Din organisasjon har bestemt seg for å etablere kvalitetssystem basert på ISO 9001 standarden. Kanskje vil dere også ha et sertifikat som beviser dette. Flott begge deler. Men hvordan kommer vi dit? I Antenor-OTG har vi bidratt med etablering av hundrevis av systemer og vi har grundig erfaringer på hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Vi har etablert programvare, metoder og systematikk for å få dette på plass. Dette kan vi derfor en del om og her er essensen som alle bør tenke på.
1. Hva er ditt ambisjonsnivå?
En viktig avklaring er å forstå hva det innebærer å gå for et ISO 9001 nivå og hvorfor en ønsker å gå dit. Denne avklaringen vil være viktig med tanke på valg av innsatsen man legger ned i dette. Se på figuren under og vurder hvor du selv ønsker å være. Er mål om ISO 9001 noe som kunde forlanger, eller ser du stor nytteverdi i en mer strukturert bedrift.
Jo større nytteverdi du ser, jo større er sannsynligheten for at det er en økonomisk gevinst å hente. Ser du ingen nytteverdi er sjansen stor for at du etablerer et system som ja nettopp, ikke har noen nytteverdi. Man høster som man sår.
Hvis du ønsker å oppnå en høy nytteverdi må det etableres et solid eierskap til prosessen fra ledelse og nøkkelpersoner. Ledelse må forstå at en ikke må undervurdere tidsbruken og derfor sette av nok ressurser til dette.
Ledelse må videre vise i ord og handling at de mener alvor. De må sørge for at disse «nye» aktivitetene blir en like selvfølgelig del av bedriftens hverdag som all annen operasjonell aktivitet.
ISO 9001 handler jo om at bedriften i det daglige fungerer på et visst nivå og har etablert de nødvendige aktivitetene som støtter opp om standarden. Kravene som ligger til grunn må integreres i de daglige operasjonelle prosessene. Derfor må eierskapet ligge i den operative ledelsen. En Kvalitetssjef skal være en pådriver i prosessen, men ikke gå i fellen med at denne skal gjøre alt som står i standarden.
Kravene i ISO 9001 standarden er ikke rakettforskning. De fleste velorganiserte bedrifter har mye av kravene på plass allerede. Det handler ofte om å samle disse på en strukturert måte. Vi har etablert ISO guiden som er et praktisk verktøy som kan hjelpe deg i mål med implementeringen: Klikk her for ISO Guiden.
Det finnes jo også mange kurs og informasjon via googlesearch. Vi kan også bistå med rådgiver for å sikre at du jobber strukturert og riktig.
Når du har bestem organisasjonens ambisjonsnivå og du har etablert et visst kompetansenivå, bør dere også velge et digitalt verktøy. Like lite som du ville hatt regnskapet i et manuelt excelark så bør du sørge for at du har et egnet verktøy også for kvalitetssystemet. Her har andre gjort jobben og etablert de verktøy du trenger og som gjør at du sparer 50% av tidsbruken. Er du ambisiøs og tenker at prosessen skal bidra til bedre styring og kontroll og gi dere et grunnlag for kontinuerlig forbedring? Da bør du vurdere ulike programvarer, som f. eks Antenor BMS.
Nå starter etableringsfasen av kvalitetssystemet. Start denne prosessen med det grunnleggende. Forstå din egen bedrift. Hva er bedriftens visjon og misjon? Hva er bedriftens strategi og mål?
Definer bedriftens kontekst, kartlegg interessenter og ikke minst risikofaktorer forbundet med disse. Dette er helt nødvendig for det videre arbeidet og sørger for at du kommer riktig ut av startblokken. Det er først når du har gjort denne jobben du kan definere omfanget av ditt kvalitetssystem.
Vi kan da oppsummere:
- Identifiser bedriftens misjon og visjon
- Hva er bedriftens strategi og mål
- Hvilke interessenter har bedriften og hva forventer de
- Hvilke eksterne faktorer er viktige for din bedrift
- Hvilke interne faktorer er viktig for din bedrift
OG, vurdere risikoen til disse
Deretter er det vår anbefaling at du etablerer kontroll på din verdikjede. Dette gjøre dere ved å kartlegge denne ved bruk av prosesskart. Kartlegg hvordan dere skal levere deres produkter og tjenester på en god måte som sikrer høy grad av kundetilfredshet. Hvem gjør hva i prosessen?
En god kartlegging klargjør ansvar og framdrift. Dette sikrer bedre samarbeid og en mer smidig (Lean) levering. En god kartlegging vil også bidra til å identifisere forbedringsområder.
En slik kartlegging kan med et godt metodeverk gjøres på noen timer, alt etter hvor omfattende prosessen er da. Vel anvendt tid som betaler seg godt økonomisk.
ISO 9001 standarden har i dag ingen spesifikke krav om hvilke prosedyrer du skal ha. Det var i gamle dager det var et krav. I dag har en forstått at prosedyrer skal ha en praktisk nytteverdi – heldigvis.
Altså: Ikke fokuser på hva du tror andre mener du skal ha, men tenk på hva som kan være nyttig for din organisasjon. Så da bør du tenke på hvilken økonomisk nytteverdi som kan ligge i en god prosedyre. Vi kan kort oppsummere 3 faktorer:
- Ivareta og dele kompetanse. Sikre at ikke kritisk kompetanse sitter i hodet til her enkelt. Hva skjer om noen er fraværende eller slutter? Bedriften må eie framgangsmåtene – ikke den ansatte.
- Sikre riktig første gang. Gode prosedyrer siker at du kan gjøre jobben riktig. Se på IKEA instruksjoner, eller gode matoppskrifter som eksempler i hverdagen
- Bidra til god samhandling. Når det er klart hvem som skal gjøre hva, fungerer bedriften bedre. Ikke noe skummelt det altså.
Hvis du har en prosedyre som ikke tilfredsstiller punktene over så tenk gjennom hvorfor du har den i det hele tatt.
Tips: Gjennom en god prosesskartlegging av verdikjeden, vil du få en god oversikt over hva du trenger av prosedyrer, instrukser og sjekklister.
Da er grovarbeidet unnagjort. Videre vil ISO 9001 standarden har forventning om at du har etablert systemer på en del områder. OG, disse systemene må være aktivt i bruk. Det siste er jo utfordringen da, bruken. Å etablere systemet er egentlig det enkleste: Kjøper du et digitalt verktøy, som f. eks Antenor BMS, følger nok disse med i pakken og da er det enkelt ta de i bruk. Kjører du word/excel varianten må du sette av tid til å lese deg opp på hva standarden krever av slike systemer før du etablerer de.
ISO 9001 standarden vil forvente at du har systematikk, og anvender disse aktivt i det daglige, på blant annet følgende områder:
KPI står for «Key Performance Indicator» og refererer til en måling av en organisasjons eller en persons suksess i forhold til spesifikke målsettinger. KPI-er er vanligvis tallbaserte og brukes til å kvantifisere effektiviteten og fremdriften til en bestemt strategi eller prosjekt.
KPI-er kan variere avhengig av bransje og virksomhetens målsettinger, men noen vanlige eksempler inkluderer omsetning, markedsandel, kundetilfredshet, nettoresultat, kostnadseffektivitet og ansattes produktivitet. Ved å bruke KPI-er kan organisasjoner evaluere sin ytelse over tid, identifisere områder som krever forbedring, og sette mål for å oppnå bedre resultater. Her bør en tenke på hva det er som driver omsetning og overskudd. Les mer om etablering av gode KPI strukturer i ISO 9001 guiden
Evaluering av ytelse i et kvalitetssystem involverer vanligvis å måle om en organisasjon eller et produkt samsvarer med forventningene. Evalueringen kan gjøres gjennom en rekke metoder, inkludert inspeksjoner, tester, evaluering av dokumentasjon og intervjuer med ansatte.
En vanlig tilnærming til evaluering av ytelse i et kvalitetssystem er å bruke KPI-er (Key Performance Indicators) som jeg nevnte tidligere.
En annen viktig del av evaluering av ytelse i et kvalitetssystem er å identifisere avvik og muligheter for forbedring. Dette kan gjøres gjennom intern revisjon, hvor en uavhengig person eller team gjennomgår organisasjonens kvalitetssystem for å identifisere områder hvor systemet kan forbedres eller avvik fra standardene. Resultatene av intern revisjon brukes til å utvikle forbedringsplaner og sette mål for å løse avvikene.
Til slutt er det viktig å overvåke og måle ytelse over tid for å sikre at forbedringsplanene fungerer og at organisasjonen fortsetter å oppnå ønskede resultater. Dette kan innebære regelmessig rapportering av KPI-er og gjennomføring av regelmessige interne revisjoner for å sikre at kvalitetssystemet fungerer som det skal og at organisasjonen fortsetter å forbedre sin ytelse.
Gode evalueringer vil resultere i gode tiltak og forbedringer. En utfordring med tiltak er at de blir nedprioritert og glemt i en travel operativ hverdag. Bruk derfor gode verktøy for disse tiltakene. Som f. esk ABMS Action Manager
Engasjement er en viktig faktor for suksess i et kvalitetssystem, da det krever deltakelse og støtte fra hele organisasjonen. Her er noen tips for å skape engasjement i et kvalitetssystem:
Kommuniser klart og tydelig: Sørg for at alle ansatte forstår hva kvalitetssystemet er og hvorfor det er viktig. Kommuniser tydelig om målene, kravene og fordelene med systemet.
Opplæring: Sørg for at alle ansatte får riktig opplæring og forståelse av kvalitetssystemet og hvordan de kan bidra til å forbedre det.
Involvering: Involver ansatte i utviklingen og implementeringen av kvalitetssystemet. Dette kan inkludere å be om deres tilbakemeldinger og forslag til forbedringer, samt å gi dem muligheter til å delta i kvalitetsrelaterte prosjekter.
Belønninger og anerkjennelse: Gi anerkjennelse og belønninger til ansatte som bidrar til å forbedre kvalitetssystemet. Dette kan være i form av bonuser, kampanjer, offentlig anerkjennelse eller andre former for positiv tilbakemelding.
Regelmessig kommunikasjon: Hold ansatte informert om fremskrittene i kvalitetssystemet og oppdater dem om eventuelle endringer eller forbedringer. Dette kan gjøres gjennom regelmessige møter, nyhetsbrev eller andre kommunikasjonskanaler.
Kontinuerlig forbedring: Fokus på kontinuerlig forbedring og oppmuntrer til kreativ tenkning og innovasjon innenfor kvalitetssystemet. Gi ansatte muligheter til å foreslå og implementere nye ideer og prosesser.
Ved å ta disse skrittene kan en organisasjon skape et engasjement i kvalitetssystemet som vil føre til større deltakelse og støtte fra hele organisasjonen.
