ISO 9001 standarden handler ganske enkelt om å ha styring og kontroll på organisasjonen og på arbeidsprosessene–og som en del av dette–ha etablert systemer for kontinuerlig forbedring.
I 2015 utgaven av standarden finnes det ikke krav til prosedyrer, derimot vektlegger standarden en prosessbasert tilnærming. Veien til ISO-kvalifisering blir dermed ikke så vanskelig og kronglete som mange ser for seg. Det handler i all hovedsak om å sette i system interne prosesser, som i velfungerende organisasjoner i stor grad allerede er på plass.
Ledelsen må være involvert og engasjert!
Vi vet at det er viktig for en vellykket gjennomføring, at alle tiltak og endringene er forankret i ledelsen. Dette arbeidet er ikke noe unntak. Slik standarden er utformet i 2015 utgaven, legger den et betydelig ansvar på ledelsen i bedriften. Den har blant annet viet et eget kapittel til lederskap og om den øverste ledelsens forpliktelser. Ledelsen i selskapet kommer dermed ikke utenom å være engasjert og involvert i dette arbeidet. Det skulle bare mangle. Veldig enkelt sagt, er standardens kjernebudskap: skap gode prosesser, som gir trygghet og lønnsomhet for bedriften.
Som nevnt, standarden setter ingen krav til prosedyrer, men har en prosessbasert tilnærming. Det betyr at bedriften definerer selv sine interne prosesser, tilpasset drift og verdiskaping. Derimot setter standarden krav til at man skal kunne dokumentere verdiskaping og at arbeidsprosessene i verdikjeden er ivaretatt.
2015-utgaven av standarden har i enda større grad enn tidligere, en risikobasert tilnærming. Dette betyr, ikke bare fokus på risiko forstått som mulig «fare», men at en setter i verk tiltak for vurdering av risikoer og muligheter. Dette gjelder både på operativt nivå, som på strategisk nivå.
Nytt i denne utgaven av standarden er den også setter krav analyse av konteksten til organisasjonen. Det vi si hvordan, interne og eksterne interessenter, vil kunne påvirke organisasjonens evne til å levere resultater.
Verktøy som sikrer at prosessene blir gjennomført riktig
Vi kommer mer inn på de enkelte kravelementene i de kommende kapitlene. Men det vi fort forstår, er at ledelsen ikke kommer utenom det å være engasjert og aktivt deltagende i ISO-arbeidet. Og skal en skape gode og sunne prosesser, som standarden setter krav til, må en også ha gode verktøy.
For å gjøre arbeidet med ISO-kvalifisering enkelt for organisasjonen, og ikke minst, jobbe med kontinuerlig forbedring (som standarden krever), er det hensiktsmessig benytte seg av aktive og dynamiske systemer. Dette er brukervennlig verktøy som gir en helt annen dimensjon av styring og kontroll. Dataene som logges er alle «aktive data», som automatisk vil kunne brukes i modulerbare og dynamiske analyser. Dette betyr at du fortløpende kan måle endring og forbedring, og på det vis enkelt innfri kravet om kontinuerlig forbedring – blant annet.
Med et aktivt og dynamisk digitalt system vil du også sikre at:
- Du ikke går videre i prosessen om du gjør feil eller hopper over steg
- Data blir registret og er tilgjengelige for andre i sanntid
- Andre kan følge framdriften og status på prosessen
- Data et tilgjengelig til enhver tid og kan enkelt brukes i analyser og til forbedring
- Det er et verktøy alle ansatte ser direkte nytte av, både på operativt og strategisk nivå
Eksempel på en digitalisert prosess
Her er et eksempel fra vår virkelighet: For å sikre god kvalitet i leveranser og etterlevelse av våre prosesser har vi i med Antenor BMS, digitalisert vår verdikjede og våre prosesser og prosedyrer. Dette har blitt en naturlig og integrert del av vår arbeidsmetodikk. Alle som er involver i arbeidsprosessen og/ eller prosjektet, sørger for å sjekke ut digitalt at alle kritiske punkter i arbeidsprosessen. Her kan du se et eksempel:
Vi erstattet et prosesskart med en aktiv digital prosess. Prosesskartet beskriver hva som skal gjøres, men gir ingen garanti for at stegene faktisk følges. Det vil derimot en aktiv digital prosess gjøre. Ikke minst, vil en unngå den vanligste grunnen til «brudd på prosedyre», som er at prosedyren ikke følges steg for steg.
Den digitale versjonen sikrer at:
- Brukeren bekrefter via sjekklister at de har utført det som skal gjøres, og dermed dokumenterer etterlevelse av prosess
- Sikrer at bruker gjør ting riktig første gang og hver gang «First Time Right».
- Data som kan brukes til kontinuerlig forbedring logges fortløpende, som f.eks. – Timer brukt/ gjennomføringstid – Kundetilfredshet – «Lesson Learned»
- Leder har styring og kontroll på prosjektet, og dermed gode beslutningsdata
- Øvrige involverte i prosessen kan følge utviklingen i prosjektet, steg for steg
