ISO 9001 standarden handler ganske enkelt om å ha styring og kontroll på organisasjonen og på arbeidsprosessene. Videre skal en ha etablert systemer for kontinuerlig forbedring.
ISO 9001: 2015-har ingen krav til spesifikke prosedyrer. Istedenfor fokuserer standarden på å ta en mer prosessorientert tilnærming. Dette gjør veien mot ISO-kvalifisering mye enklere og mindre komplisert enn mange tror. Det dreier seg hovedsakelig om å organisere og strukturere interne prosesser, noe som ofte allerede er etablert i velfungerende organisasjoner.
Ledelsen må være involvert og engasjert!
Vi vet alle hvor viktig det er for å lykkes å ha støtte fra ledelsen når det gjelder gjennomføringen av endringer og tiltak. Dette gjelder også for dette spesielle arbeidet. I 2015-utgaven av ISO 9001 standarden er det lagt betydelig vekt på at ledelsen i bedriften har et stort ansvar. Standarden har til og med et eget kapittel dedikert til lederskap og de forpliktelsene som den øverste ledelsen har. Det betyr at ledelsen i selskapet må være aktivt engasjert og involvert i dette arbeidet – og det er ikke mer enn rimelig. Kort sagt, hovedbudskapet i standarden er å skape gode prosesser som gir bedriften trygghet og lønnsomhet.
Verktøy som sikrer at prosessene blir gjennomført riktig
Vi kommer mer inn på de enkelte kravelementene i de kommende kapitlene. Men det vi fort forstår, er at ledelsen ikke kommer utenom det å være engasjert og aktivt deltagende i ISO-arbeidet. Og skal en skape gode og sunne prosesser, som standarden setter krav til, må en også ha gode verktøy.
For å gjøre arbeidet med ISO-kvalifisering enkelt for organisasjonen, og ikke minst, jobbe med kontinuerlig forbedring (som standarden krever), er det hensiktsmessig benytte seg av aktive og dynamiske systemer. Dette er brukervennlig verktøy som gir en helt annen dimensjon av styring og kontroll. Dataene som logges er alle «aktive data», som automatisk vil kunne brukes i modulerbare og dynamiske analyser. Dette betyr at du fortløpende kan måle endring og forbedring, og på det vis enkelt innfri kravet om kontinuerlig forbedring – blant annet.
Med et aktivt og dynamisk digitalt system vil du også sikre at:
- Du ikke går videre i prosessen om du gjør feil eller hopper over steg
- Data blir registret og er tilgjengelige for andre i sanntid
- Andre kan følge framdriften og status på prosessen
- Data et tilgjengelig til enhver tid og kan enkelt brukes i analyser og til forbedring
- Det er et verktøy alle ansatte ser direkte nytte av, både på operativt og strategisk nivå
Eksempel på en digitalisert prosess
Her er et eksempel fra vår virkelighet: For å sikre god kvalitet i leveranser og etterlevelse av våre prosesser har vi med Antenor BMS, digitalisert vår verdikjede, våre prosesser og prosedyrer. Dette har blitt en naturlig og integrert del av vår arbeidsmetodikk. Alle som er involver i arbeidsprosessen eller prosjektet, sørger for å sjekke ut digitalt at alle kritiske punkter i arbeidsprosessen er gjennomført. Her kan du se et eksempel:
Vi erstattet et passivt prosesskart med en aktiv digital prosess. Prosesskartet beskriver hva som skal gjøres, men det gir ingen garanti for at stegene faktisk følges. Det vil derimot en aktiv digital prosess gjøre.
Den digitale versjonen sikrer at:
- Brukeren bekrefter via sjekklister at de har utført det som skal gjøres. En sikrer dermed bedre kvalitet i arbeidet
- Sikrer at bruker gjør ting riktig første gang og hver gang.
- Data som kan brukes til kontinuerlig forbedring logges fortløpende, som f.eks. – Timer brukt/ gjennomføringstid – Kundetilfredshet – «Lesson Learned»
- Leder har styring og kontroll på prosjektet, og dermed gode beslutningsdata
- Øvrige involverte i prosessen kan følge utviklingen i prosjektet, steg for steg
