Ved kartlegging av bedriftens verdikjede vil du kunne identifisere hvilke behov du har for støttedokumentasjon.
Så hvordan går vi fram?
Det bør klart framkomme i høyre kolonne av prosesskartene (hvis du bruker RACI metoden) hvilke operative dokumenter du da vil trenge i ditt styringssystem. F. eks et punkt i et prosesskart kan være: Gjennomføre kvalitetskontroll. Her kan det da være at dere ser at en må ha en detaljert sjekkliste som sikrer konsekvent gjennomføring og som dokumenterer at dette faktisk blir gjennomført. Både kunder og sertifiseringsorganer vil være interessert i dokumentasjon på gjennomføring av kritiske aktiviteter. Bedriften har jo også uunngåelig en del støtteprosesser som må ivaretas for at bedriften skal kunne fungere: Eksempler på dette kan være:
- Vedlikehold
- Økonomistyring
- Personal og kompetansestyring
- Innkjøp og leverandører (supply chain management)
- Kontroll på utstyr/bilpark og annen infrastruktur
En vil måtte vurdere omfang og behov for hver enkelt av disse, og gjerne andre, prosessene. Har du mange ansatte eller mye utstyr å styre bør du vurdere gode systemer for dette. En bør ikke undervurdere behovene her. Det vil vi si noe mer om under kapittel for etablering Til slutt må en også vurdere systematikk for kontinuerlig forbedring. Det som ISO standarden vil se at du har på plass er:
- Målinger – Key Performance Indicators
- Prosessmålinger av egen leveringsevne og dine leverandører Avvikshåndtering
- HMS/Arbeidsmiljø
- Revisjon
- Analyseverktøy
Det er viktig å forstå forskjellen fra 90 tallets styringssystemer og dagens krav til systemer. Tidligere var det nok å ha prosedyrer på disse områdene. Det holder ikke i dag – heldigvis. I dag må en ha operative systemer på disse prosessene som beviselig er i daglig drift. Med Antenor BMS kan du få systemene på plass på dagen, og da er utfordringen «kun» å ta de i bruk. Her må en sørge for at riktige ressurser tar eierskap til systemene og sørge for at de blir integrert i den daglige driften.
ISO 9001:2015 standarden har ingen krav til hva du skal ha prosedyrer på. Det fine med det er at det da blir opp til bedriften selv å vurdere hvilke behov en har for dette. Ergo, man har ikke prosedyre fordi standarden krever det men fordi bedriften ser en nytteverdi i det. Og da trenger man ikke å komplisere ting. Hvorfor har vi prosedyrer?
- Kompetansen blir ivaretatt. En sikrer at ikke kritisk kompetanse blir sittende i hodet til nøkkelpersoner. Da er det stor risiko forbundet med fravær eller at denne personen slutter. En bør også tenke at dette vil øke verdien på selskapet ved et eventuelt videresalg
- Opplæring. Prosedyrer vil fortelle nye ansatte hvordan en utfører prosesser og arbeidsoperasjoner. Dette sikrer god opplæring og sikrer at ansatte utfører operasjoner slik du ønsker det gjort
- Samhandling. Prosesskart vil sikre at alle vet hvem som skal gjøre hva og når. Dette bidrar til et bedre team og smidig gjennomføring av prosesser.
