Identifiser organisasjonens rammebetingelser – kontekst

Hvorfor er det viktig å kartlegge organisasjonens kontekst?

ISO 9001 handler om å ha styring og kontroll, og som en del av dette få på plass systemer for kontinuerlig forbedring. Fordi vår virksomhet og vår evne til å skape verdier påvirkes av de omgivelsene vi opererer i, er det viktig å få kartlagt hvilke faktorer i omgivelsene som spiller inn på vår verdikjede og dermed vår evne til å levere gode produkter og tjenester. Når vi har fått oversikt over hvilke faktorer som på kort og lang sikt påvirker vår leveringsevne, vil neste steg være å avklare hvor stor innvirkningskraft de enkelte faktorene kan ha. Merk at vi her snakker både om å kartlegge muligheter, like mye som negative utfall og trusler.

Kort sagt, – fordi våre omgivelser, altså den konteksten vi opererer i, har innvirkning på vår evne til å ha styring og kontroll, og dermed innflytelse på vårt arbeid med kontinuerlig forbedring, er det viktig å kartlegge den.

Ønsker du en gratis demo?
Eller lurer du på noe?

Hva er det vi kartlegger – og hvordan kartlegger vi kontekst?

Kontekst består av 3 faktorer:

  • Interne og eksterne interessenter
  • Interne forhold 
  • Eksterne forhold

Her er noen eksempler:

Interne interessenter

  • Ansatte og ansattes pårørende
  • Eiere – Styret
  • Fagforeninger
  • Pårørende

Interne forhold

  • Personell/ Kompetanse
  • Produkter og tjenester
  • Organisasjonsform
  • Infrastruktur
  • Prosesser
  • Kultur
  • Verdier

Eksterne interessenter

  • Kunder
  • Leverandører
  • Konkurrenter
  • Myndigheter og øvrige premissleverandører (Lover, forskrifter og standarder)
  • Media
  • Fagforeninger
  • Miljøorganisasjoner
  •  Nærmiljø

Eksterne forhold

  • Politiske føringer og strømninger
  • Råvarepriser (oljepris)
  • Makroøkonomiske forhold (valutakurser)
  • Teknologiske muligheter og begrensninger
  • Markedsposisjon
  • Det kulturelle og sosiale miljø

Denne listen er på ingen måte uttømmende, dette er bare noen eksempler. Konteksten du definerer for din virksomhet, og hvordan du vekter de enkelte faktorene, vil samlet sett være unikt for deg.  Husk og at kartlegging kun er første steg.

Det neste du gjøre er å kartlegge risikoen forbundet med hver enkelt av disse. Altså hva er det disse vil forvente av deg og din bedrift og hva bør fungere. Og da til slutt, hva kan gå galt for at du ikke leverer det som er forventet av deg.

 

Dette kan kanskje virke både vanskelig og omfattende. Men det man i grunnen gjør her, er en analyse av bedriftens rammebetingelser. Noe som svært mange bedrifter i stor grad har på plass allerede. Bedrifter flest har gjort denne vurderingen med å kartlegge begrensninger og muligheter ved oppstart av selskapet. Det som ofte gjenstår, er å sette det i system slik at man evner å fange opp viktige endringer. For å kunne fange opp disse endringene er det viktig å få til et godt samspill mellom det operativt nivå og det strategisk nivå i organisasjonen. Konkurrentanalyse, trendanalyse, måle kundetilfredshet, er noen eksempler på tiltak.