Det er to spørsmål vi skal forsøke å svare i denne delen: Hvorfor er det viktig å kartlegge organisasjonens kontekst? Hvordan kartlegger man organisasjonens kontekst?
Hvorfor er det viktig å kartlegge organisasjonens kontekst?
ISO 9001 handler om å ha styring og kontroll, og som en del av dette få på plass systemer for kontinuerlig forbedring. Fordi vår virksomhet og vår evne til å skape verdier påvirkes av de omgivelsene vi opererer i, er det viktig å få kartlagt hvilke faktorer i omgivelsene som spiller inn på vår verdikjede og dermed vår evne til å levere gode produkter og tjenester. Når vi har fått oversikt over hvilke faktorer som på kort og lang sikt påvirker vår leveringsevne, vil neste steg være å avklare hvor stor innvirkningskraft de enkelte faktorene kan ha. Merk at vi her snakker både om å kartlegge muligheter, like mye som negative utfall og trusler.
Kort sagt, – fordi våre omgivelser, altså den konteksten vi opererer i, har innvirkning på vår evne til å ha styring og kontroll, og dermed innflytelse på vårt arbeid med kontinuerlig forbedring, er det viktig å kartlegge den.
Hva er det vi kartlegger – og hvordan kartlegger vi kontekst?
Når vi kartlegger kontekst skiller vi mellom interessenter, eller interesseparter, som er personer eller gruppering, og kulturelle og samfunnsmessige forhold. Interessenter kan være personer og grupperinger i vår egen organisasjon, eller utenfor organisasjonen. Samfunnsmessig eller kulturelle forhold kan være kan være interne, regionale, nasjonale eller internasjonale.
Her er noen eksempler:
Interne interessenter
- Ansatte og ansattes pårørende
- Eiere – Styret
- Fagforeninger
- Pårørende
Interne forhold
- Personell/ Kompetanse
- Produkter og tjenester
- Organisasjonsform
- Infrastruktur
- Prosesser
- Kultur
- Verdier
Eksterne interessenter
- Kunder
- Leverandører
- Konkurrenter
- Myndigheter og øvrige premissleverandører (Lover, forskrifter og standarder)
- Media
- Fagforeninger
- Miljøorganisasjoner
- Nærmiljø
Eksterne forhold
- Politiske føringer og strømninger
- Råvarepriser (oljepris)
- Makroøkonomiske forhold (valutakurser)
- Teknologiske muligheter og begrensninger
- Markedsposisjon
- Det kulturelle og sosiale miljø
Denne listen er på ingen måte uttømmende, dette er bare noen eksempler. Konteksten du definerer for din bedrift, og hvordan du vekter de enkelte faktorene, vil samlet sett være spesifikt for din bedrift. Derfor er det viktig at du ikke kopierer en liste over interessenter og samfunnsmessige forhold helt ukritisk fra andre. Husk at kartlegging kun er første steg.
Den vesentlige i denne prosessen, er risikoanalysen du gjør på bakgrunn av hva du har avdekket. Det vil si hvilke faktorer som kan ha størst innvirkning på produktiviteten, og sannsynlig for at de vil påvirke virksomheten. Dernest er neste steg å sette i verk risikoreduserende tiltak, der dere ser dette behøves. Med andre ord en må en først identifisere, dernest starte prosessen med å etablere systematikk som gir trygghet om at interessentene blir ivaretatt og øvrige faktorer hensyntatt.
Dette kan kanskje virke både vanskelig og omfattende. Men det man i grunnen gjør her, er en analyse av bedriftens rammebetingelser. Noe som svært mange bedrifter i stor grad har på plass allerede. Bedrifter flest har gjort denne vurderingen med å kartlegge begrensninger og muligheter ved oppstart av selskapet. Det som ofte gjenstår, er å sette det i system slik at man evner å fange opp viktige endringer. For å kunne fange opp disse endringene er det viktig å få til et godt samspill mellom det operativt nivå og det strategisk nivå i organisasjonen. Konkurrentanalyse, trendanalyse, måle kundetilfredshet, er noen eksempler på tiltak.
