ISO 9001 handler om: Å ha styring og kontroll på organisasjonen og på arbeidsprosessene–og som en del av dette–ha etablert systemer for kontinuerlig forbedring.
Dette betyr at ledelsen må være aktivt involvert og ha det overordnet ansvar for sertifiseringsprosessen.
Ressurser og kompetanse
Målet må være å få på plass et aktivt og operativt system, som hele organisasjonen ser nytten av. Behovet for ISO-sertifisering kom gjerne som et krav fra kundene, men det er en ypperlig mulighet til å få på plass et styringssystem som befester en felles måte å jobbe på. Et aktivt system som reduserer risiko og tap og dermed øker lønnsomheten i bedriften.
Arbeidet krever at ledelsen involverer personer med den rette kompetansen og mandat. Disse personene skal være støttespillere for ledelsen og samtidig evne å motivere og lære opp organisasjonen i å tenke «kontinuerlig forbedring». I mangel av kunnskap om ISO-standarden, blir gjerne feil person satt til å lede og gjennomføre prosessen. For å komme riktig ut av startblokka, er det derfor viktig at ledelsen har forstått ISO-standardens grunnleggende formål og dedikerer riktige ressursene til arbeidet.
Rollen som prosjektleder eller fasilitator, får gjerne organisasjonens kvalitetsleder, assisterende DL, COO eller leder for strategi og utvikling. Det er viktig at denne rollen innehas av en person som har mandat til å ta beslutninger på et overordnet nivå. Deres jobb blir å engasjere og motivere linjeledere og annet nøkkelpersonell, slik at disse igjen til får med seg sine team.
I tillegg til kompetanse og mandat, skal en ikke se bort ifra at personlige egenskaper og egnethet for denne rollen viktig. Det handler om å få organisasjonen med seg. Som nevnt innledningsvis, det er viktig at hele organisasjonen ser nytten av dette arbeidet. Ikke bare av selve sertifiseringen, men også arbeidet med kontinuerlig forbedring.
ISO-standarden setter krav både på et operativt og strategisk nivå. Det mest formålstjenlige er at det operative ansvaret og eierskapet for prosessene, sitter hos de som styrer prosessene, og ikke hos fasilitatoren. F.eks bør kompetansesystemet koordineres og styres av en HR, og leder på verkstedet må være den som styrer systemet for utstyrskontroll. En ser av og til at fasilitatoren blir sittende med ansvaret for alle prosesser, samt det øvrige arbeidet beskrevet i ISO standarden. Dette er en misforståelse av hva kvalitetsarbeid innebærer og uhensiktsmessig for verdiskapingen i bedriften.
Sett av nok tid
I Antenor får vi ofte spørsmålet om hvor lang tid tar en prosess mot ISO-sertifisering tar. Svaret er ikke entydig, det avhenger av mange faktorer. Deriblant, organisasjonens kompleksitet, i hvilken grad egnede arbeidsprosesser er på plass i organisasjonen, hvordan de strategiske målene gjenspeiles i arbeidet og selvsagt ledelsens forståelse og engasjement. Det som er det sentrale er å kartlegge verdiskaping i organisasjonen, og definere hvilke prosesser og verktøy man bør få på plass.
Arbeidet i samsvar med ISO 9001, betyr som oftest at organisasjonen må implementere nye, eller endre eksisterende, interne prosesser. Det betyr også at nye aktiviteter som man har lite kjennskap til, f. eks systematisk bruk av risikoanalyser, skal iverksettes.
Det er med andre ord en mye nytt som skal implementeres. Dette tar tid. Et styringssystem er på mange måter «grunnmuren» i organisasjonen, og den må være stødig. Derfor er det viktig å ta seg tid til å få hele organisasjon med seg, og få prosessene på plass og integrert. Gjør en dette riktig, er det verdt tiden man bruker, for på sikt vil en se at dette betaler seg i færre feil og redusert bruk av ressurser.
Nye tider og teknologi betyr nye krav til kvalitetsleder
Både teknologi og standarder har endret seg. Dette medfører kvalitetslederens rolle også er i endring. Mye tyder på at fagavdelingene for kvalitet bør dreie mer mot det forretningsmessige i sin tilnærming til arbeidet. Dette krever både operativ kunnskap og strategisk forståelse for verdidriverne i organisasjonen. Forståelsen for hvordan digitale systemer kan forenkle ikke bare deres arbeid, men hele organisasjonen er essensielt. Et digitalt system vil frigjør kvalitetsansvarlig for rollen som «dokumentkontroller» og gir dermed vedkommende muligheten til å jobbe mer strategisk med overordnet kvalitetsforståelse i organisasjonen.
En kvalitetsleder bør evne å:
- Forstå organisasjon og verdikjeden, både på et operativt og strategisk nivå
- Har god kunnskap om organisasjonens produkter og tjenester
- Har analytiske evner, god prosessforståelse og kunnskap om forbedringsteknikker
- Er en god kommunikator og har tillit innad i organisasjonen
- Kunnskap om bruken og verdien av digitale verktøy
Oppsummert
- Arbeidet må være forstått og forankret hos daglig leder.
- Prosjektleder, eller fasilitator for prosessen, må være en person med beslutningsmyndighet og kompetanse på både på strategisk og operasjonelt nivå. Ikke minst, bør vedkommende evne til å få organisasjonen med seg.
- Ansvaret for de operative prosessene og forbedringen av disse, må ligge der prosessene gjennomføres.
