HydPro AS – Fra manuelt til digitalt på 3 måneder

Bakgrunn

HydPro AS har et klart og tydelig fokus på HMS, Kvalitet og tett kundefokus. De leverer solide produkter med god leveringskvalitet og service. Dermed er de også tydelige på at et kvalitetssystem er strategisk viktig og at de vil jobbe seriøst med virksomhetsstyring og kontinuerlig forbedring. Da må de ha gode folk og gode systemer. HydPro AS ansatte en dyktig kvalitesansvarlig, som valgte Antenor BMS som sin digitale løsning.

Hvordan er så den manuelle hverdagen? Generelt vil et manuelt kvalitetssystem, som ordet sier, være veldig manuelt. Det betyr i korte trekk:

Tung administrering. Tidkrevende og man er konstant på etterskudd
Lite oversiktlig
Lite engasjerende
Bidrar lite til styring og kontroll og kontinuerlig forbedring

Med andre ord er det en risiko for at kvalitetssystemet blir noe man har fordi man må, ikke fordi det skal hjelpe bedriften å fungere bedre. HydPro vil fungere optimalt som bedrift.

Hva ville HydPro oppnå med et digitalt kvalitetssystem?

Da jeg ble ansatt som KHMS- og HR leder var et av målene til ledelsen å få inn et system som kunne bidra til at bedriften fikk et «kvalitetsløft», sier Heidi Anfindsen hos HydPro. «Ved et mer oversiktlig kvalitetssystem var det ønskelig at de ansatte skulle ta mer eierskap til prosedyrer, aksjoner knyttet til kvalitet og registrering av avvik. HydPro er sertifisert etter ISO 9001 standarden og ambisjonene var å bli sertifisert etter ISO 14001 innen kort tid. Ved å ha Antenor BMS med på laget visste jeg at veien til sertifiseringen ville gå enklere og fortere».

Mål med å gå for en digital løsning var da:

Oppnå et kvalitetsløft for bedriften
Redusere tid brukt på tung administrasjon og dermed frigjør tid til å jobbe med styring, kontroll og kontinuerlig forbedring
Få et enkelt og oversiktlig system
Rask sertifisering
Økt ledelsesengasjement

«Bjørn Egil har vært fantastisk, alltid like behjelpelig og flink med anbefalinger og råd. Vil og trekke frem Stian og support. Alltid like hjelpsom og god service. Setter stor pris på det»

Heidi Anfindsen

KHMS og HR Leder, HydPro as

«Bjørn Egil har vært fantastisk, alltid like behjelpelig og flink med anbefalinger og råd. Vil og trekke frem Stian og support. Alltid like hjelpsom og god service. Setter stor pris på det»

Heidi Anfindsen

HMS og HR leder HydPro AS

Hva ble så resultatet?

Rask sertifisering: Etter 3 måneder ble bedriften ISO 14001 sertifisert. Dette takket være målrettet arbeid og godt engasjement fra ledelse og ansatte.
Enklere og mer effektivt system: Endring fra leiting i mappestruktur og excel lister, til Antenor BMS hvor man finner det meste i ved å filtrere og søke til det man ønsker. Data som blir lagt inn ved f.eks. avvik, kundetilfredshet og KPI mål m.f.
Større engasjement: Videre sier Heidi Anfindsen at både ledelse og ansatte er mer engasjert enn tidligere. F. eks er det tatt mer eierskap til avviksregistrering pga, enkel funksjonalitet på telefonen, og lett å føre avvik på den. Videre har vi fått bedre oversikt på kundemålinger som da gir oss bedre beslutningsdata til å kunne forbedre oss. Vi fanger fort opp misnøye som sikrer at opplevelse blir bedre neste gang

Med andre ord har en nå fått et system hvor en bruker mindre tid på administrasjon og mer tid på å fungere bedre som bedrift. Mindre kostnader, mer fornøyde kunder og forhåpentligvis da mer salg.

Har ledelse fått et annerledes engasjement?

Helt klart! De ser at systemet har gode funksjoner, lett å leite i og en får god oversikt, sier Heidi. De ansatte er flink til å føre avvik og vi får et godt bilde av «hverdagen» og hva som skal/kan tas tak i.

Hvordan lyktes dere?

I Antenor-OTG vet vi at skal en lykkes slik HydPro har gjort, så kommer ikke det av seg selv. Hva trekker de fram som suksessfaktorer:

Ledelsens engasjement – helt klart. En leder som setter av tid til å bli kjent med systemet bidrar til engasjement. Høyt fokus på kvalitet og HMS gjør at de ansatte føler seg godt ivaretatt
Ressurser ble satt av. En forstod at dette ikke er et venstrehåndsarbeid. Her er det viktig at en har en dedikert primus motor som driver prosessen i samarbeid med ledelsen
Støtte fra rådgivere fra Antenor-OTG: «Bjørn Egil har vært fantastisk, alltid like behjelpelig og flink med anbefalinger og råd. Vil og trekke frem Stian og support. Alltid like hjelpsom og god service. Setter stor pris på det!
Kjennskap til systemet på forhånd gjorde jo at dette gikk på skinner. En engasjert ledelse har også hjulpet på. Det er veldig viktig for motivasjonen og ikke minst for det kontinuerlige arbeidet med på å gjøre bedriften til en suksess bedrift. Kvalitet i alle ledd er viktig.