Med Antenor BMS får du redusert tidsbruk med 75 %

Kvalitetsledelse er egentlig en ledelsesfilosofi som har sine røtter i etterkrigstidens Japan. Lederguruer som Walter Deming brukte sine prinsipper til å løfte Japansk industri. Med det resultat at Japan på 70-80 tallet gikk forbi vestens tradisjonelle bedrifter og leverte både billigere og bedre produkter. Toyotas slagord: «Quality all the way» er ikke tilfeldig.

For å sikre god kvalitet i sine produkter utviklet bedriftene god systematikk som gjennomsyret hele bedriften. Her skulle alt gå på skinner, ansatte skal involveres og vi skal sørge for at den minste feil blir undersøkt og rotårsaker fjernet. Her skal ingenting overlates til tilfeldighetene. Disse systemene i sum skulle sørge for topp kvalitet og ble da samlet sett bedriftens kvalitetssystemer. 

Da vesten våknet fra sin dvale kopierte de prinsippene fra Japan og ledelsesfilosofien Total KvalitetsLedelse oppsto. Kvalitet i alle ledd ble mantraet som gjennomsyret også vestlige bedrifter og som vi i dag tar for gitt. 

Dessverre kom det en ISO standard for kvalitetssystemer som ødela mye av dette gode arbeidet. Fokuset blant de som «kuppet» denne var lite operasjonelt og mer byråkratisk og heft – en periode. Nå, med nye digitale verktøy og mer operativt fokus er vi der vi ønsker å være igjen: At kvalitetsledelse er sunne prinsipper for god virksomhetsstyring.

Kvalitetssystem er altså summen av det vi gjør for å sikre at vi leverer gode produkter til våre kunder. Altså kvalitetssikring. Så hvis intensjon er å sikre gode leveranser og fornøyde kunder så vil jo bedriftens kvalitetssystem være et godt rammeverk for dette. Alternativet er å drive en virksomhet på innfallsmetoden og på måfå. Det er det få som vil. 

Nei det er det ikke. Et kvalitetssystem har fokus på det du faktisk leverer og er mye mer operasjonelt og produkt- og prosessorientert. Du kan bli fortalt av en del HMS/HR tilbydere at de også har et kvalitetssystem, men da har de ofte kun et arkiv til dokumenter og enkel avvikshåndtering. Det er en stor misforståelse å si at dette er det samme som et kvalitetssystem. 

Men, HMS/HR er jo en del av virksomhetens prosesser som må være på plass for å sikre god kvalitetsstyring. Skal en levere gode produkter så må en jo ha gode, motiverte og friske ansatte. Og en skal jo drive sikkert. Så det er absolutt en del av et Kvalitetssystem, men langt fra hele. Det blir ingen god HMS uten gode (kvalitets) prosesser i bunn. 

ISO standarden er et finurlig dokument. Den sier i utgangspunktet at du som virksomhet må selv definere hva som er viktig for deg å ha kontroll på for å sikre at dine interessenter (ikke bare kunder) får det de ønker. Så det er den første kartleggingen du må gjøre for å legge rammeverket for et godt kvalitetssystem.

Vi har utarbeidet noen artikler som du finner under fagstoff (kun på norsk) som beskriver det du må gjøre for å bli ISO sertifisert. Sentrale elementer i god virksomhetsstyring og da et kvalitetssystem er:

• God styring på din verdikjede. Her er det mange detaljer om aktiviteter som du må gjøre for å være på et ISO nivå. F. eks kvalitetskontroll før leveranse av varer. Kartlegg gjerne denne prosessen
• Måling og analyser. Du må ha gode KPI er og du må ha systematikk for å følge opp disse.
• Jevnlig oppfølging av om virksomheten fungerer, kalles gjerne revisjoner og statusmøter (ledelsens gjennomgang som er den tørre benevnelsen). Veldig fornuftig å ta et fugleblikk med jevne mellomrom
• Risikoanalyser. Du må ha gjennomføre risikoanalyser på det som er kartlagt innledningvis. Finn bedriftens risikoområder, selskapsrisiko (ikke HMS), og lag «Business Continuity Plans» som et resultat.
• Kompetansestyring. Bli kjent med kompetansen du trenger å sørg for at du har den
• Avvikshåndtering: Aldri aksepter feil. Finn ut hva som feilet og fjern årsak. Jobb systematisk med dette. Det er fundamentet for kontinuerlig forbedring
• Kontroll på produksjonsutstyr. Full oversikt over alt du bruker i produksjonen og er utstyret kalibrert og sertifisert slik de skal

Hvor lang er en tråd, og hvor mye veier en stein? Det samme gjelder spørsmålet om hvor mye arbeid som ligger i å etablere et kvalitetssystem. Omfanget vil alltid avhenge av virksomhetens størrelse, kompleksitet og hvor systematisk man allerede arbeider i dag.

Hvis vi går tilbake til det grunnleggende spørsmålet — hva er egentlig et kvalitetssystem — handler det i praksis om all systematikk virksomheten har for å sikre kvalitet i sine leveranser og arbeidsprosesser. Det er dette som bør være hovedfokuset.

For virksomheter som ønsker å etablere et kvalitetssystem på nivå med kravene i ISO 9001, er vår erfaring og med våre digitale verktøy, at det ofte går med rundt 200–300 timer i etableringsfasen. Dette inkluderer blant annet kartlegging av prosesser, strukturering av arbeidsmetoder, dokumentasjon, risikoanalyser, etablering av KPI, revisjoner etc

Deretter kommer det kontinuerlige arbeidet med forbedring, oppdatering og oppfølging. Et kvalitetssystem er ikke et engangsprosjekt, men en del av virksomhetens styringsverktøy.

Samtidig ser vi at digitale løsninger kan redusere tidsbruken betydelig sammenlignet med manuelle metoder. Når dokumentstyring, avvik, oppfølging og forbedringsarbeid samles i ett system, blir det enklere å holde informasjon oppdatert, sikre involvering og redusere administrativt arbeid over tid. Mål er at dette blir så integrert i den daglige driften at en ikke tenker på at en har et «kvalitetssystem»

Når vi nå vet at et kvalitetssystem er den systematikk du bruker for å sikre kvalitet i det du leverer og få fornøyde kunder, så er det nesten et meningsløst spørsmål. Våre kunder er veldig seriøse med virksomheten de driver. De jobber systematisk med styring kontinuerlig og overlater ingenting til tilfeldighetene. Våre kunder har 89 % bedre økonomisk resultat enn andre tilsvarende bedrifter. Det er en grunn til det. Så ja. Å sørge for god kvalitet i leveranser er en no brainer økonomisk. Det er det som er ledelse. Men hvis du tenker at et kvalitetssystem er noe du har for å vise fram i ny og ne så er det penger ut vinduet.

Mange bedrifter tenker at vi kan ha «kvalitetssystemet» på Sharepoint eller i et annet dokumentkontroll system. Da tenker de nok at et kvalitetssystem er et sett med prosedyrer en drar fram i ny og ne og viser til en revisor. Hvis fokuset er der, er det ingen fordeler med en digital løsning.

Men, hvis du ønsker at prinsipper i kvalitetsledelse og gjerne ISO standarden skal gi deg bedre styring, da bør du ta steget vekk fra disse tunge manuelle løsningene og vurdere digitale løsninger som støtter opp om denne strategien. Digitale løsninger som Antenor BMS vil:

• Redusere administrativ tid med 75 %
• Bidra til gode analyser og bedre ledelse
• Sørge for at aksjoner, tiltak og avvik blir systematisk håndtert
• Bidra til en mer robust bedrift
• Moderne digitale verktøy kan gi deg enkle sjekklister som sikrer økt kvalitet i kritiske aktiviteter
• Moderne digitale løsninger kan gi deg skreddersydde løsninger for virksomhetskritiske prosesser
• Bedres styring av virksomheten

Gjennom revisjoner og arbeid med mange virksomheter ser vi at enkelte kvalitetssystemer skaper stor verdi i organisasjonen. Samtidig opplever vi også at mange systemer blir lite operative og i praksis kun forvaltes av én person eller en liten kvalitetsfunksjon.

En vanlig årsak er at kvalitetssystemet ikke er godt nok forankret i ledelsen eller i den daglige driften. Når kvalitetsarbeid primært blir sett på som dokumentasjon eller et krav fra kunder og standarder, mister systemet ofte sin praktiske verdi for organisasjonen.

Resultatet kan bli omfattende prosedyrer, lite eierskap og systemer som ansatte i liten grad bruker aktivt i arbeidshverdagen.

Vi ser også at virksomheter ofte undervurderer hvor viktig operasjonell forståelse er i kvalitetsarbeidet. Et kvalitetssystem bør støtte virksomhetens faktiske arbeidsprosesser og bidra til kontinuerlig forbedring — ikke bare fungere som et dokumentarkiv.

Digitalisering alene løser ikke utfordringen, men riktige digitale verktøy kan gjøre det betydelig enklere å holde informasjon oppdatert, sikre oppfølging og skape bedre samspill mellom kvalitetssystemet og den daglige driften.

De som lykkes har ofte en ledelse som går i front av dette viktige arbeidet. Denne setter av tid og ressurser  som må til og hvis en skal engasjere noen så er det often en person med god forretningsforståelse, evne til å forstå drift og gode analytiske egenskaper

Skal en unngå å skape et byråkratisk (ISOkratisk) kvalitetssystem må en sørge for god forståelse fra ledelse til mellomledere og arbeidere. Bygge et system som er tett på operasjonen og bidrar til en mer effektiv drift. Forstå at et kvalitetssystem er det du gjør for å skape verdi for dine kunder. Hvis du skulle ha dokumenter som er til hinder for det så kvitt deg med de.