Kvalitetssystem iht ISO – som fungerer

Vi klargjør virksomheten din for ISO sertifisering

......med et kvalitetssystem som bidrar langt forbi "compliance" nivået.

Mange av våre kunder tok kontakt med oss fordi:

De har kunder som krever kvalitetssystemer iht. for eksempel ISO 9001
De vil vekk fra tunge, fragmenterte og gjerne manuelle løsninger
De ønsker en mer strukturert og effektiv virksomhet
De mangler tid og ressurser til å drive dette selv

Hos oss får du bistand gjennom hele prosessen – fra kartlegging til et operativt system som fungerer i praksis. Du får en erfaren samarbeidspartner som har bistått flere hundre bedrifter med å etablere lønnsomme og operative kvalitetssystemer. Våre kunder opplever at kvalitetssystemet bidrar til:

Å tilfredsstille standarder som ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001, eller andre bransjekrav inkludert Magnet JQS
En mer effektiv virksomhet med:
- God struktur
- Økt omsetning
- Reduserte driftskostnader.

Med andre ord bidrar kvalitetssystemet til større konkurransekraft, omsetning og lavere driftskostnader. Våre kunder har faktisk 89 % bedre bunnlinje enn andre sammenlignbare bedrifter (les om undersøkelse her) Det bør være motivasjon for å bruke tid og ressurser på dette arbeidet -og ikke minst gjøre det skikkelig.

Med over 20 års erfaring har vi utviklet effektive metoder og en tydelig filosofi for dette: «Beyond Compliance». Nedenfor finner du en generell beskrivelse av hvordan vi bistår våre kunder. Prosessen kan gjøres gjennom digitale workshops om du ønsker det. F. eks om du er lokalisert i andre kanter av landet enn Stavangerregionen.

Ofte stilte spørsmål:

Hva er egentlig ISO 9001

ISO 9001 er en internasjonal standard for Ledelsessystemer (eller kvalitetssystem, QMS, Management System, virksomhetsstyring).

Den bygger på en ledelsesfilosofi rundt Kvalitetsledelse. En styringsform som i stor grad utviklet seg via japansk industri, og spredte seg til vesten på 80-tallet. Det var da vesten tapte terreng nettopp fordi japanske bedrifter, pga Kvalitetsledelse, leverte både bedre og billigere produkter.

Kvalitetsledelse ble fort ansett som den beste styringsformen. Flere store virksomheter innførte dette og de ønsket også at leverandørene sine skulle gjøre det. Det fordi de ønsket gode leverandører som leverte produkter av høy kvalitet. Dette ga også grobunn for å standardisere dette i større grad og dermed ble de første ISO 9001 standardene utviklet.

Dessverre var de i stor grad begrenset til at en skulle ha prosedyrer for alt mulig og det ble fort sett på som noe byråkratisk heft. Mye fordi ledelse ikke forsto seg på Kvalitetsledelse og de engasjerte så kvalitetssjefer som ikke forsto forretning. En veldig dårlig kombinasjon som resulterte i dårlige systemer og byråkrati.

De siste versjonene av ISO 9001 har derimot innsett dette og gått helt i vekk fra prosedyrekrav. Fokus er mer på systemer og god ledelse enn dokumenter.

Hvor mye koster en ISO sertifisering

Som nevnt over så handler ISO 9001 i dag om å få på plass gode systemer, ikke masse prosedyrer. I dag finnes det programvare som dekker disse systemene i stor grad. F. eks Antenor BMS. Tar en i bruk disse vil du spare 50-75% av tidsbruken framfor å bygge manuelle løsninger i Word, Excel og Sharepoint.

Med utgangspunkt i at en tar i bruk en programvare vil en SMB bedrift kunne anslå at det går med ca 150-200 timer å få etablert systemer og få gjort nødvendige aktiviteter i forkant av en ISO sertifisering. Disse timene kan en jo selv vurdere om en gjør selv eller leie inn ekstern hjelp. Mangler du kompetanse så er det jo sannsynlig at en bruker mer tid. Som med alt annet. En tømmermann kan bygge et hus mye raskere og bedre enn en ufaglært.

Men, dette er veldig generelle tall. Det vil jo avhenge av størrelse og virksomhetens kompleksitet. En kartlegging er derfor høyst nødvendig før start før en kan estimere tidsbruk.

Hvofor trenger vi en ISO sertifisering eller kvalitetssystem

Å innføre Kvalitetsledelse vil ha to viktige fordeler:

Økt omsetning. Flere av dine kunder vil kreve at du har implementert disse prinsippene i din organisasjon. Ikke for å være ekkel, men fordi de mener at dette er gode prinsipper som er grunnlag for gode leveranser og en stabil leverandør. Så har du dette på plass, er sjansen større for at du vinner i konkurransen og dermed øker omsetningen
Reduserte driftskostnader. God styring på interne arbeidsprosesser gir mindre feil og mindre drifskostnader: Redusert ressursbruk og materialkost. Kontinuerlig forbedring sørger for at du hele tiden forbedrer dine prosesser. Alt dette bidra til reduserte driftskostnader. I tillegg vil dette føre til bedre leveranser som igjen vil gi mer salg og økt omsetning.

Dette er en no brainer som mange virksomheter har skjønt. Det er også grunnen til at Antenor BMS kunder i snitt leverer langt høyere overskudd enn andre. Se undersøkelse som er gjort her

Hvor mye prosedyrer trenger vi?

Det korte svaret er ingen…. ISO9001 standarden har, som nevnt over, ingen direkte krav om prosedyrer.

MEN….. en skal ikke se utelukkende negativt på gode oppskrifter på hvordan ulike aktiviteter skal utføres. Det har vi gjort i tusenvis av år. Den eldste steintavle som er funnet er en oppskrift på øl. Så nytteverdien har mennesker forstått lenge. Dette er tre gode retningslinjer for bruk av prosedyrer:

Kompetanse. Ivareta kritisk kompetanse slik at den ikke sitter i hodet på den enkelte
Opplæring: Et veldig bra verktøy for å sikre god opplæring internt. F. eks av nyansatte.
Samhandling. Tydelige beskrivelse av hvem som gjør hva styrker laget

Typiske fallgruver på vei mot ISO 9001

Manglende kompetanse. Vi ser alt for ofte at kjøper ikke har forstått hva de skal i gang med. Da ender man opp med et meningsløst system og bruker penger en aldri får igjen.
«Mekker» noe system selv. Det ene er at det som regel vil koste mye i intern kost om en regner på det. For det andre. Fagfeltet, teknologi og krav er stadig under utvikling. Da må du ha en som hele tiden følger med på dette innomhus. Og hva skjer når den ene personen som har utviklet dette slutter….?
Undervurderer tidsbruk og fokus. Gir kvalitetshatten til en som verken har interesse eller kompetanse. En undervurder hva som trengs for å få dette på plass. Kvalitetsledelse handler om å styre virksomheten – LEDELSE. Kvalitet er ikke noe som Gunnar i 3 etasje jobber med. Dette gjelder hele virksomheten.
Tror at kvalitetssystem handler om dokumentasjon. Så da gis ansvaret til avdeling for dokumentkontroll. De har ikke nødvendigvis fokus på prinsippene i Kvalitetsledelse, og dokumentkontroll er kun en veldig liten del av standardens innhold.
Tror at Kvalitetssystem og HMS er det samme. Så da får verneombudet ansvaret….Også en vanlig misforståelse. Kvalitet handler om å sikre gode og effektive leveranser som gir fornøyde kunder og ledelse. HMS handler om å se til at dette gjøres uten skader på menneske og miljø. Altså det er en liten del av et kvalitetssystem.
Etablere manuelle systemer for å spare. Vel. Våre kunder sier de sparer opptil 75 % av tiden med digitale løsninger. Regn litt på internkosten av dette.

Ønsker du å vite mer? Vi tar gjerne en uforpliktende prat med deg

Noen av våre kunder:

Vår 10 trinns plan:

Steg 1 - Behovskartlegging

Vi gjennomfører en kostnadsfri og uforpliktende overordnet kartlegging av dagens situasjon. Vi blir her kjent med deres virksomhet og status på hva dere har i dag og hva dere ønsker å oppnå. Da vil vi forstå hva dere har behov for framover.

Steg 2 - Go/No go

Basert på denne informasjonen utarbeider vi et grovutkast til en plan for implementering og et prisestimat. Her tar dere det første valget om du ønsker å samarbeide med oss.

Steg 3 - Gapanalyse - bli kjent

Vi gjennomfører nå en mer detaljert kartlegging for å kartlegge mer grundig hva dere har på plass og status på dette. Her blir vi kjent med deres forretningsplan og mål, rammebetingelser og ikke minst hvilke risikofaktorer virksomheten møter.

Steg 4 - Etablering av prosjektplan

Prosjektplanen kan nå detaljeres ytterligere med mer nøyaktige tidsestimater og kostnader. Dere får igjen mulighet til å velge om du vil gå videre med oss som samarbeidspartner. Alternativt kan dere bruke planen som verktøy for det videre arbeidet selv - eller sammen med andre.

Steg 5 - Etablering av Antenor BMS

Å lene seg på manuelle løsninger på veien mot ISO sertifisering blir som å velge papirkart framfor GPS. Du kommer nok fram men det tar fort mye lenger tid og risikoen for å feil øker. Vi vil derfor ikke anbefale å bruke konsulenttimer på å etablere og jobbe i tunge manuelle løsninger.

Bruk av Antenor BMS vil utvilsomt redusere tidsbruk og øke nytteverdien av et kvalitetssystem. Programvaren er modulbasert og vi har i kartleggingsfasen identifisert de moduler som vil være nyttige for kunden.

Du kan selvfølgelig velge andre løsninger enn Antenor BMS eller be rådgiveren jobbe manuelt. Du kan også be tømmermannen bruke hammer i stedet for spikerpistol 🙂

Steg 6 - Kartlegg verdikjeden

Dette er ryggraden i kvalitetssystemet deres. Her kartlegger vi virksomhetens primæraktiviteter og hvordan dere skaper verdi for kundene. Resultatet av en slik øvelse er ofte en mer effektiv virksomhet.

Steg 7 - Kartlegg støtteaktiviteter

Gjennom en god kartlegging av verdikjeden identifiserer vi også de nødvendige støtteaktivitetene. Altså aktiviteter som er nødvendige for at verdikjeden skal fungere. Hvis du har aktiviteter som ikke støtter verdikjeden bør du absolutt vurdere om dere trenger dem. Resultatet er at vi får ryddet bort unødvendige aktiviteter og kostnader.

Steg 8 - Risikoanalyser

Nå bør vi gjennomføre en del risikoanalyser. Vi anbefaler at dere en som et minimum tar en analyse av: Selskapsrisiko, verdikjeden med støtteaktiviteter, Cybersecurity og HMS. En god analyse av selskapsrisiko bør uansett klarlegge hvilke andre risikoanalyser du bør gjøre og hvor ofte.

Steg 9 - Evaluering og forbedring

Vi implementerer systematikk for kontinuerlig forbedring. Først og fremst KPI mål med systematikk for prosessmålinger, kundemålinger, avviksstatistikk osv. Deretter systematikk for aktiviteter som trendanalyser, revisjoner og tilsyn, statusmøter og kommunikasjon. Vi etablerer også konkrete forbedringsplaner for aktiviteter som skal forbedre din virksomhet, og som også må gjøres for å sikre en vellykket sertifisering.