Hvordan bli ISO 9001 sertifisert – 10 steg til målet

Vurderer dere å etablere et kvalitetssystem basert på ISO 9001 standarden? Gjerne bli ISO sertifisert også? Hva motiverer deg? Er det tanken på å få en mer robust og strukturert virksomhet eller er det kunden som stiller krav?

Uansett motiv, vi vet mange opplever veien dit å være veldig omfattende? Hvor skal man begynne, hva har vi og hvor mye arbeid vil dette kreve? Kanskje har du utsatt dette lenge, men nå må du få gang på prosessen?

Gjør man det riktig kan man oppnå betydelig gevinster i form av bedre leveranser, mer fornøyde kunder og ansatte og lavere driftskostnader. Dette kan blir langt mer enn et sertifikat på veggen og negative opplevelser. I Antenor-OTG tenker vi «Beyond Compliance» som betyr at man oppnår mer positive resultater uten nødvendigvis mer ressursbruk.

Våre egne undersøkelser viser at virksomheter som har gode systemer oppnår 89 % bedre bunnlinje enn sammenligningsgruppen. Det er ikke tilfeldig tenker vi, men et mulig resultat av god ledelse – kvalitetsledelse. Les mer om undersøkelsen her

Så hvordan går vi fram? Her deler vi av vår erfaring og gir innblikk i vår metodikk som vi bruker når vi hjelper våre kunder.

For mer detaljert kompetanse kan vi anbefale å lese vår ISO 9001 guide. Eller send oss en henvendelse så kan vi snakkes om dette.

Vår 10-punkts praktiske guide til ISO 9001:

1. Bestem deg for hva du ønsker ut av dette - hva er dine ambisjoner

Det er grunnleggende kritisk at du har gjort deg noen tanker om dine egne mål med hvorfor du ønsker en ISO sertifisering. Bruk tid med å forstå hva dette handler om. Tenker du at ISO 9001 bare er kostnader og compliance så anbefaler vi å bruke litt mer tid på dette i forkant.

Dette strategiske valget vil legge grunnlaget for valgene du tar når det gjelder engasjement og investering i prosessen. Ta et blikk på illustrasjonen over og reflekter over din egen posisjon. Er målet om ISO 9001 en reaksjon på kundekrav, eller ser du den store verdien av en mer systematisk organisasjon?

Din oppfattelse av nytteverdi vil direkte påvirke potensiell gevinst. Jo dypere du setter deg inn i mulighetene, desto større blir sjansen for økonomisk gevinst. Hvis du ser på dette som kun en compliance og papirøvelse er det en reell fare for at du implementerer et system som i praksis mangler nytteverdi. Man høster som man sår. Det er du som leder som bestemmer hvilken vei du ønsker å gå

Vi anbefaler alltid å tenke virksomhetsstyring og optimalisering. Det gir en potensielt stor økonomisk oppside framfor å stoppe ved minimumskrav. Det siste gir deg kun en kostside.

2. Etabler en klar forpliktelse i ledergruppen og nøkkelpersoner

Ønsker du å virkelig maksimere verdien av din innsats? Da er det avgjørende å etablere en dyp forankring i hjertet av ledelsen og nøkkelpersoners engasjement. Ledelse har en nøkkelrolle i å forstå at tidsbruken her ikke må undervurderes – derfor må tilstrekkelige ressurser allokeres.

Ledelsens dedikasjon må gjennomsyre ordene og manifesteres gjennom handling. De nye aktivitetene må smelte sømløst inn i bedriftens daglige virke, akkurat som enhver annen operasjonell prosess. ISO 9001 definerer bedriftens daglige prosesser på et bestemt nivå, med nødvendige aktiviteter som bærebjelker for standarden. Disse fundamentale kravene må bli en integrert del av den daglige driftens DNA.

Det er i den operative ledelsen eierskapet til dette må ligge, ettersom de har fingertuppene på pulsen av det operative. Selvfølgelig, en Kvalitetssjef vil være en motor i denne transformasjonen, men faren ligger i å falle i fellen av å tro at alt som står i standarden må håndteres av dem alene.

Den kollektive innsatsen vil gi bedriften en kraftig motor for fremgang, en som er drevet av eierskap, forståelse og hengivenhet.

3. Bygg kompetanse og velg verktøy i tråd med dine ambisjoner

ISO 9001-standardens krav behøver ikke være en uoverkommelig oppgave. I virkeligheten har de fleste velordnede bedrifter allerede implementert mye av det som kreves. Det sentrale ligger ofte i å organisere disse kravene på en systematisk og velstrukturert måte. Antenor-OTG har utviklet ISO-guiden – ditt pålitelige redskap som vil lede deg mot en vellykket implementering. Klikk her for å utforske ISO-guiden.

Selvfølgelig, vi lever i en tid hvor informasjon er overflod. En enkel Google-søk vil avdekke en verden av kurs og ressurser. Men hvorfor ikke dra nytte av våre erfarne rådgivere? Vår ekspertise sikrer at du går gjennom prosessen på en målrettet og korrekt måte.

Når du har klargjort din bedrifts ambisjonsnivå og satt en standard for kompetanse, blir det avgjørende å velge de riktige verktøyene. Akkurat som du ikke ville holde regnskapet manuelt på et Excel-ark, er det også avgjørende å ha en passende digital løsning for kvalitetssystemet ditt. Her kommer andres innsats inn. Det finnes allerede verktøy der ute som er utviklet for å effektivisere prosessen – de kan til og med redusere tidsbruken med opptil 75 %.

Dersom din ambisjon er å skape bedre styring, kontroll og en kontinuerlig forbedringskultur, da bør du definitivt vurdere ulike programvarer. Et eksempel er Antenor BMS, som er designet for å hjelpe deg med akkurat dette.

4. Bli kjent med din egen bedrift - Kontekst

Rett blikket mot bedriftens indre kjernepunkter, det er her reisen begynner. Grip tak i bedriftens visjon og misjon. Hva er det som driver oss, hva er vår hensikt? Gjennom å dykke ned i bedriftens strategiske landskap og mål, legger vi grunnsteinene for det som kommer.

Det neste skrittet er som å trekke linjer på kartet. Definer bedriftens kontekst og tegn opp grensene for virksomhetens påvirkningssfære. Kartlegg interessentene våre – de som heier på oss, de som følger oss nøye. Og la oss ikke glemme risikofaktorene . Forstå disse faktorene og vi har nøkkelen til å navigere trygt videre.

Ingen verk blir komplett uten å vite hva som står på spill. En utforskning av bedriftens indre og ytre omgivelser gir oss et bilde av hva som former oss og hva som truer oss. Gjennom å identifisere og vurdere risikoen som følger med, gir vi oss selv makten til å foreta informerte valg.

Og dermed oppsummerer vi vår reise:

Avdekk bedriftens misjon og visjon
Dykk ned i bedriftens strategi og mål, bygg blokkene som utgjør vår vei framover.
Forstå bedriftens interessenter, lytt til deres forventninger – for deres suksess er vår suksess.
Les landskapet rundt oss, merk de eksterne faktorene som vi er avhengige av for å fungere
Glem heller ikke bedriftens interne kritiske faktorer

5. Kartlegg din verdikjede

Når vi tar et dypdykk i suksessen til virksomheter, ser vi ofte et gjennomgående trekk: en veldefinert og optimalisert verdikjede. Hva om vi kunne vise deg veien til nettopp dette? La oss ta et skritt nærmere mot en smidig og effektiv virkelighet.

Vår toppanbefaling er å ta styringen over din verdikjede. Og hvordan oppnår du dette? Jo, ved å benytte deg av det kraftfulle verktøyet som prosesskartlegging utgjør. Sett ord på hvordan dine produkter og tjenester skal leveres med en overlegen kvalitet som tilfredsstiller dine kunder

Nøkkelen? Identifiser hvem som har ansvar for hva i denne prosessen. Det handler om klarhet og fremgang. Og det er denne klarheten som i sin tur skaper bedre samarbeid og en Lean-inspirert leveranse.

Når vi prater om kartlegging, snakker vi om å utnytte hver mulighet for forbedring. Den gode nyheten er at en smart kartlegging ikke nødvendigvis trenger å være en tidkrevende affære. Med de rette metodene på plass, kan du se bemerkelsesverdige resultater på bare noen få timer. Kvalitetstid investert i kartlegging betaler seg rikelig tilbake i form av økt økonomisk gevinst.

6. Etabler nødvendige operative støttedokumenter/systemer

Den nåværende ISO 9001-standarden inneholder ikke lenger spesifikke krav om hvilke prosedyrer som må være på plass. Denne endringen reflekterer dagens tilnærming til kvalitetsstyring, som setter praktisk nytteverdi i sentrum – en absolutt positiv utvikling.

I dag handler det mindre om å oppfylle andres forventninger om hvilke prosedyrer som bør være på plass, og mer om å identifisere hva som er verdifullt for din egen organisasjon. Fokuset bør derfor rettes mot den økonomiske fordelen som kan oppnås gjennom velfungerende prosedyrer. La oss oppsummere de tre viktige faktorene:

Kompetansebevaring og deling:

Prosedyrene sikrer at avgjørende kompetanse ikke er begrenset til enkeltpersoners kunnskap. Hva om en nøkkelmedarbeider er fraværende eller slutter? Bedriftens prosesser må være dokumentert og eid av organisasjonen som helhet, ikke av enkeltansatte.

Riktig første gang:

Velutformede prosedyrer garanterer at arbeidet utføres korrekt. Tenk på instruksjoner fra IKEA eller grundige matoppskrifter som dagligdagse eksempler. Riktige prosedyrer sikrer riktig utførelse fra starten av.

Fremme samhandling:

Når ansvarsfordelingen er tydelig definert, fungerer organisasjonen mer smidig. Prosedyrer legger grunnlaget for en harmonisk arbeidsflyt uten forvirring.

Hvis du besitter prosedyrer som ikke oppfyller disse kriteriene, er det viktig å reflektere over hvorfor de eksisterer i utgangspunktet.

For å hjelpe deg med å identifisere hvilke prosedyrer, instrukser og sjekklister som er nødvendige, anbefaler vi en grundig kartlegging av verdikjeden. Denne prosessen vil gi deg en klar oversikt over hva som kreves for å sikre en smidig og effektiv drift.»

Tips: Overvei å gjennomføre en grundig prosesskartlegging av verdikjeden for å skaffe en dypere forståelse av hvilke spesifikke prosedyrer, instrukser og sjekklister som er nødvendige for din organisasjon. Dette vil bidra til å skape en velstrukturert og optimalt kvalitetssystem.

7. Etabler nødvendige støttesystemer

ISO 9001-standarden legger til grunn at du ikke bare etablerer, men også aktivt bruker systemer på flere viktige områder. Dette kan utvilsomt være utfordrende, spesielt når det kommer til faktisk implementering.

Å etablere systemene i seg selv er egentlig det minste hinderet. Dersom du velger å ta i bruk digitale verktøy, som for eksempel Antenor BMS, vil moduler følge med som en del av pakken. Dette gjør prosessen med å ta dem i bruk relativt ukomplisert. Hvis du derimot velger den mer konvensjonelle tilnærmingen med Word- eller Excel-varianter, må du investere tid i å sette deg inn i de spesifikke kravene som standarden stiller til slike systemer før du implementerer dem.

ISO 9001-standarden legger vekt på behovet for en strukturert tilnærming, hvor systemene brukes aktivt i daglige operasjoner. Dette gjelder på en rekke områder, inkludert:

Det er altså ikke nok å bare etablere systemene; de må integreres i virksomheten og være en naturlig del av hvordan du driver din daglige drift. Dette krever en dedikert innsats og kontinuerlig oppfølging. Ved å omfavne dette prinsippet, vil du kunne dra nytte av ISO 9001-standarden og skape en mer effektiv og kvalitetsbevisst organisasjon.

8. Definer KPI mål og systematikk

KPI, som står for «Key Performance Indicator», er en avgjørende faktor når det gjelder å måle suksessen til en organisasjon eller enkeltperson i forhold til spesifikke mål. Disse indikatorene er typisk tallbaserte og gir en kvantifiserbar måte å vurdere effektiviteten og fremgangen til ulike strategier eller prosjekter.

Variasjonene av KPI-er er mangfoldige og tilpasset ulike bransjer og virksomhetsmål. Noen vanlige eksempler inkluderer omsetning, markedsandel, kundetilfredshet, nettoresultat, kostnadseffektivitet og produktivitet. Gjennom nøye bruk av KPI-er kan organisasjoner kontinuerlig evaluere sin ytelse over tid. Dette gir muligheten til å identifisere områder som trenger forbedring og legge mål for å oppnå bedre resultater.

Det er viktig å ta hensyn til faktorene som direkte påvirker omsetning og overskudd. Hvis du ønsker å lære mer om hvordan du etablerer solide KPI-strukturer, kan du lese mer om dette i ISO 9001 guiden

9. Etabler system for evaluering og kontinuerlig forbedring

I det konkurransepregede forretningslandskapet er det viktigere enn noensinne å sikre at din organisasjon og produkter holder tritt med forventningene. Å evaluere ytelse innenfor ditt kvalitetssystem er nøkkelen til suksess. Dette går langt utover bare å måle – det handler om å oppnå smidig forbedring som setter deg i førersetet

Hvordan kan du effektivt måle ytelse? Her blir KPI-er (Key Performance Indicators) en uunnværlig ressurs. Vi nevnte dette tidligere, og det er med god grunn. KPI-er gir deg en tydelig oversikt over hvor du står, og de lyser opp veien fremover.

Men det stopper ikke der. Den virkelige verdien ligger i å avdekke avvik og identifisere forbedringsmuligheter. Med et aktivt avvikssystem vil du kunne samle data som brukes i et velfungerende analyseverktøy. Et velfungerende avvikssystem forutsetter digitale løsninger med gode analyser lett tilgjengelig

En kan også bruke revisjonsprosesser på en konstruktiv og forretningsorientert måte. Uavhengige eksperter går grundig gjennom ditt prosesser for å oppdage de små detaljene som kan utgjøre den store forskjellen. Resultatene driver strategiske forbedringsplaner og setter ambisiøse mål for å rette opp eventuelle avvik.

Overvåking og måling av ytelse er kritisk for å opprettholde suksess. Vår tilnærming omfatter regelmessig rapportering av KPI-er, slik at du alltid har fingeren på pulsen. Og våre jevnlige interne revisjoner sikrer at ditt kvalitetssystem kontinuerlig leverer som forventet.

For oss er gode evalueringer mer enn bare ord – de fører til handling og reelle forbedringer. Men vi vet at en travel hverdag kan komme i veien. Derfor utviklet vi ABMS Action Manager. ABMS Action Manager er et verktøy for å sikre kontroll på alle forbedringstiltakene. Ikke la gode intensjoner drukne i hektiske dager.

10. Bygg sterkt engasjement. Nøkkelen til velykket virksomhetsstyring

I en verden der kvalitet betyr alt, er engasjement fra hele organisasjonen avgjørende for suksess. Det krever deltakelse, støtte og dedikasjon. Her deler vi kraftfulle strategier som vil tenne gnisten i ditt kvalitetssystem.

Klart Budskap: Gjør kvalitetssystemet forståelig for alle. La alle ansatte forstå dets betydning og hvorfor det er selve ryggraden i suksessen. Del med overbevisning målene, kravene og de umiddelbare gevinstene.
Opplæring gir mestring: Gi de ansatte den riktige opplæringen og innsikten. La dem bli mestere i kvalitetssystemets innerste arbeidingsmåter og hvordan de kan forme det med sine unike bidrag.
Aktiv delaktighet: Gjør de ansatte til medeiere av kvalitetssystemet. La deres stemmer høres i utviklingen og utførelsen av systemet. Dette betyr å samle deres synspunkter, mottakelig for forbedringsforslag, og tilby muligheter for deltakelse i kvalitetsfokuserte prosjekter.
Belønninger og anerkjennelse: Anerkjenn innsatsen til de som hever standarden. La prestasjonene deres skinne gjennom bonuser, forfremmelser, offentlig heder eller andre positive tilbakemeldinger.
Kontinuerlig kommunikasjon: Bygg broer med jevn kommunikasjon. La de ansatte bli en del av fremskrittene i kvalitetssystemet, og oppdater dem konstant om enhver endring eller forbedring. Dette kan skje gjennom regelmessige møter, informativt nyhetsbrev eller andre effektive kanaler.
Kontinuerlig forbedring: Hylle kontinuerlig forbedring og feire innovasjon. Oppfordre til nyskapende tenkning og utforskning innenfor rammene av kvalitetssystemet. La de ansatte by på sine ideer, og gi dem frihet til å omskape prosesser.

Med disse strategiene vil din organisasjon smi et kraftig engasjement i ditt kvalitetssystem. Dette engasjementet vil skape en begeistret deltakelse og støtte fra hele organisasjonen, og bidra til en fremtid med uovertruffen suksess.»

Ønsker du å vite mer? Vi tar gjerne en uforpliktende prat med deg

Ofte stilte spørsmål:

Hva er egentlig ISO 9001

ISO 9001 er en internasjonal standard for Ledelsessystemer (eller kvalitetssystem, QMS, Management System, virksomhetsstyring).

Den bygger på en ledelsesfilosofi rundt Kvalitetsledelse. En styringsform som i stor grad utviklet seg via japansk industri, og spredte seg til vesten på 80-tallet. Det var da vesten tapte terreng nettopp fordi japanske bedrifter, pga Kvalitetsledelse, leverte både bedre og billigere produkter.

Kvalitetsledelse ble fort ansett som den beste styringsformen. Flere store virksomheter innførte dette og de ønsket også at leverandørene sine skulle gjøre det. Det fordi de ønsket gode leverandører som leverte produkter av høy kvalitet. Dette ga også grobunn for å standardisere dette i større grad og dermed ble de første ISO 9001 standardene utviklet.

Dessverre var de i stor grad begrenset til at en skulle ha prosedyrer for alt mulig og det ble fort sett på som noe byråkratisk heft. Mye fordi ledelse ikke forsto seg på Kvalitetsledelse og de engasjerte så kvalitetssjefer som ikke forsto forretning. En veldig dårlig kombinasjon som resulterte i dårlige systemer og byråkrati.

De siste versjonene av ISO 9001 har derimot innsett dette og gått helt i vekk fra prosedyrekrav. Fokus er mer på systemer og god ledelse enn dokumenter.

Hvor mye koster en ISO sertifisering

Som nevnt over så handler ISO 9001 i dag om å få på plass gode systemer, ikke masse prosedyrer. I dag finnes det programvare som dekker disse systemene i stor grad. F. eks Antenor BMS. Tar en i bruk disse vil du spare 50-75% av tidsbruken framfor å bygge manuelle løsninger i Word, Excel og Sharepoint.

Med utgangspunkt i at en tar i bruk en programvare vil en SMB bedrift kunne anslå at det går med ca 150-200 timer å få etablert systemer og få gjort nødvendige aktiviteter i forkant av en ISO sertifisering. Disse timene kan en jo selv vurdere om en gjør selv eller leie inn ekstern hjelp. Mangler du kompetanse så er det jo sannsynlig at en bruker mer tid. Som med alt annet. En tømmermann kan bygge et hus mye raskere og bedre enn en ufaglært.

Men, dette er veldig generelle tall. Det vil jo avhenge av størrelse og virksomhetens kompleksitet. En kartlegging er derfor høyst nødvendig før start før en kan estimere tidsbruk.

Hvofor trenger vi en ISO sertifisering eller kvalitetssystem

Å innføre Kvalitetsledelse vil ha to viktige fordeler:

Økt omsetning. Flere av dine kunder vil kreve at du har implementert disse prinsippene i din organisasjon. Ikke for å være ekkel, men fordi de mener at dette er gode prinsipper som er grunnlag for gode leveranser og en stabil leverandør. Så har du dette på plass, er sjansen større for at du vinner i konkurransen og dermed øker omsetningen
Reduserte driftskostnader. God styring på interne arbeidsprosesser gir mindre feil og mindre drifskostnader: Redusert ressursbruk og materialkost. Kontinuerlig forbedring sørger for at du hele tiden forbedrer dine prosesser. Alt dette bidra til reduserte driftskostnader. I tillegg vil dette føre til bedre leveranser som igjen vil gi mer salg og økt omsetning.

Dette er en no brainer som mange virksomheter har skjønt. Det er også grunnen til at Antenor BMS kunder i snitt leverer langt høyere overskudd enn andre. Se undersøkelse som er gjort her

Hvor mye prosedyrer trenger vi?

Det korte svaret er ingen…. ISO9001 standarden har, som nevnt over, ingen direkte krav om prosedyrer.

MEN….. en skal ikke se utelukkende negativt på gode oppskrifter på hvordan ulike aktiviteter skal utføres. Det har vi gjort i tusenvis av år. Den eldste steintavle som er funnet er en oppskrift på øl. Så nytteverdien har mennesker forstått lenge. Dette er tre gode retningslinjer for bruk av prosedyrer:

Kompetanse. Ivareta kritisk kompetanse slik at den ikke sitter i hodet på den enkelte
Opplæring: Et veldig bra verktøy for å sikre god opplæring internt. F. eks av nyansatte.
Samhandling. Tydelige beskrivelse av hvem som gjør hva styrker laget

Typiske fallgruver på vei mot ISO 9001

Manglende kompetanse. Vi ser alt for ofte at kjøper ikke har forstått hva de skal i gang med. Da ender man opp med et meningsløst system og bruker penger en aldri får igjen.
«Mekker» noe system selv. Det ene er at det som regel vil koste mye i intern kost om en regner på det. For det andre. Fagfeltet, teknologi og krav er stadig under utvikling. Da må du ha en som hele tiden følger med på dette innomhus. Og hva skjer når den ene personen som har utviklet dette slutter….?
Undervurderer tidsbruk og fokus. Gir kvalitetshatten til en som verken har interesse eller kompetanse. En undervurder hva som trengs for å få dette på plass. Kvalitetsledelse handler om å styre virksomheten – LEDELSE. Kvalitet er ikke noe som Gunnar i 3 etasje jobber med. Dette gjelder hele virksomheten.
Tror at kvalitetssystem handler om dokumentasjon. Så da gis ansvaret til avdeling for dokumentkontroll. De har ikke nødvendigvis fokus på prinsippene i Kvalitetsledelse, og dokumentkontroll er kun en veldig liten del av standardens innhold.
Tror at Kvalitetssystem og HMS er det samme. Så da får verneombudet ansvaret….Også en vanlig misforståelse. Kvalitet handler om å sikre gode og effektive leveranser som gir fornøyde kunder og ledelse. HMS handler om å se til at dette gjøres uten skader på menneske og miljø. Altså det er en liten del av et kvalitetssystem.
Etablere manuelle systemer for å spare. Vel. Våre kunder sier de sparer opptil 75 % av tiden med digitale løsninger. Regn litt på internkosten av dette.